Kalbant apie laiko valdymą ir organizavimą, „Eisenhower“ matrica yra esminis ir lengvai naudojamas įrankis. Jo kvadrantai palengvina sprendimų priėmimą, kad nustatytų prioritetus. Sužinokite, kokios yra taikymo sritys ir kaip ją efektyviai naudoti.
Metodo pristatymas
Daugelis metodų, prieš juos panaudojant vadovams, buvo karinės strategijos įrankiai. Taip yra su šia matrica, kurią įsivaizdavo Dwightas Davidas Eisenhoweris.
Be to, kad buvo 34 -asis JAV prezidentas, jo slapyvardis Ike buvo visų kategorijų čempionas pagal produktyvumą. Ir tai įvairiose srityse. Jo paslaptis? Įrankis - tiksliau matrica - leidžia lengvai ir efektyviai nustatyti prioritetus pagal dvi kryptis: svarbą ir skubumą. Tai leidžia piešti 4 skirtingus kvadrantus:
- 1 kvadrantas : svarbios ir skubios užduotys,
- 2 kvadrantas : svarbios užduotys, bet ne skubios,
- 3 kvadrantas : nesvarbios, bet skubios užduotys,
- 4 kvadrantas : Nesvarbios ir neskubios užduotys.
Skubus + / svarbos + rinkimas, žinoma, yra pagrindinis gydymo prioritetas. Uždaviniai, kurie nėra nei skubūs, nei svarbūs, nepatenka į prioritetinius tikslus. Jų galima net atsisakyti, jei jie tikrai nereikalingi.
Taikymo sritys
Ši gerai žinoma klasifikacija taikoma daugelyje sričių tiek profesiniame gyvenime, tiek asmeniniame gyvenime:
- laiko valdymas,
- jo darbo organizavimas,
- prioritetų nustatymas,
- sprendimų priėmimas,
- deleguoti trečiajai šaliai …
Pomėgiai ir ribos
Šis metodas turi pranašumą apmąstyti savo veiksmų prioritetus ir žengti žingsnį atgal lyginant su pastaruoju.
Tačiau iš pirmo žvilgsnio rodomas paprastumas yra šiek tiek apgaulingas. Iš tiesų dažnai užduotis, kurios turi būti atliekamos pagal šias dvi kryptis, klasifikuoja reduktyviai. Be to, subjektyvioji mūsų sprendimo pusė gali greitai tapti stabdžiu, kai užduotims nenustatytas tikslus terminas arba kai reikia nuspręsti, koks veiksmas turi būti atliktas.
Taigi ši matrica yra įėjimo taškas analizei, kurios tikslas vadovui yra visų pirma apibrėžti perduodamas užduotis. Priklausomai nuo turimo laiko ir veiksmų, kurių reikia imtis, svarbos, jis gali nuspręsti dėl dalių, kurias gali patikėti vienam ar keliems bendradarbiams. Tikslas yra kontroliuoti savo darbo krūvį ir protingai panaudoti pridėtinę vertę.
Kaip naudotis Eisenhower matrica?
Dvi ašys - svarbumas ir skubumas - suteikia galimybę apibrėžti 4 kvadrantus, kurių kiekvienas pagal šiuos 2 kriterijus nustato elementų, kuriuos jis sudaro, pobūdį.
Svarbumas reiškia užduotis, kurios skatina judėti į priekį. Jis grindžiamas pastarųjų poveikiu kitiems elementams, bet ir pridėtine verte, kurią suteikia jos įgyvendinimas.
Skubumas reiškia užduotis, į kurias reikia nedelsiant atkreipti dėmesį ir yra pagrįstas pastarųjų įvykdymui reikalingu laiku bei jų terminais. Kartais sunku apibrėžti, ar daiktas yra skubus, ar ne, nes tai dažnai priklauso nuo išorinių veiksnių. Be to, tai labai subjektyvu: skubos laipsnis kiekvienam asmeniui skirsis priklausomai nuo to, kaip jis jaučiasi atlikdamas užduotį, susijęs su streso būsena, įgūdžiais, patirtimi, veikimo būdu ir kt.
Taigi, norint efektyviai užpildyti matricą, būtina būti objektyvūs ir pagrįsti faktiniais ir konkrečiais elementais kiek įmanoma.
Norėdami tai pažymėti svarba viršija skubumą.
1 kvadrantas: svarbios ir skubios užduotys
Sąrašas čia:
- užduotis, kurios reikalauja super greitas dėmesys ir veiksmai - net iš karto,
- į elementus, kurie turi įtakos jūsų tikslams ,
- į elementus, kurie turi tiesioginių pasekmių projekto eigai ,
- a Problema, kurią reikia išspręsti skubiai - konfliktas, krizė ir kt. -
- į svarbūs skambučiai / el. laiškai, kuriuos reikia greitai išspręsti …
Kai kurios užduotys čia randamos, nes jos nėra efektyviai suplanuotos. Tai gali būti padaryta rengiant ataskaitą arba ataskaitą, apie kurią nuolat pranešėte (kuri, priklausomai nuo atvejo, iš pradžių būtų buvusi įtraukta į 2 ar 3 kvadrantą) ir kurios terminas ir svarba jums nepalieka kito pasirinkimo, kaip tai padaryti nuo šiol prioritetas 1 pozicijoje.
2 kvadrantas: svarbios, bet ne skubios užduotys
Ši dalis susijusi su svarbiomis užduotimis, tačiau skubos laipsnis yra mažesnis nei 1 kvadrante. Todėl reikia įrašyti:
- misijų neturėjimas nėra artimo termino, tačiau turi tam tikrą svarbą jums, jūsų komandai, jūsų verslui ir kt.
- į elementus planuoti per ateinančias savaites,
- skirtas akimirkas strateginis laikrodis ,
- ' veiksmų plano rengimas , projektas,
- į mokymas , treneris …
3 kvadrantas: nesvarbios, bet skubios užduotys
Štai „trikdantys“ elementai, į kuriuos reikia nedelsiant atkreipti dėmesį, tačiau kurie neturi jokios realios įtakos mūsų darbui, pavyzdžiui:
- gydymas kai kurie telefono skambučiai, el. laiškai, žinutės įvairūs,
- į darbuotojų / kolegų / paslaugų teikėjų prašymas reikia skubios informacijos, patarimo, pagalbos rankos,
- į užduotys, kurios yra svarbios kitiems, bet nėra svarbios jums ir jūsų darbo pažanga,
- į elementus, kuriuos galite perduoti trečiajai šaliai …
4 kvadrantas: užduotys nėra nei svarbios, nei skubios
Šis paskutinis langelis susijęs su visais parazitiniais ir nenaudingais elementais, kurių turite atsisakyti, kad padidintumėte efektyvumą:
- blogi įpročiai neproduktyvus,
- trukdžius neleidžia jums efektyviai judėti į priekį (naršymas internete, nepageidaujami pranešimai ir kt.),
- dvejonių daug laiko atimantis ir pozityvios energijos suvartojimas,
- į atsiminimai apie tai, ko tu negali kontroliuoti …
Apibendrinant galima pasakyti, kad Eizenhauerio matrica tikrai nėra tobula ir galiausiai gana sudėtinga naudoti efektyviai ir tinkamai, tačiau ji turi būti įgyvendinta įdomus žingsnis atgal valdant mūsų brangiausią prekę: laiką, taip pat suvokimą apie savo stresinę būseną ir būdą, kaip suvokti skubumą - kartais gana santykinį.
Šis failas nurodytas: Laiko valdymas: efektyvumas, produktyvumas ir ramybė - Sprendimų priėmimas: procesai ir spąstai, kurių reikia vengti
