Organizuokite internetinius renginius

Dirbti nuotoliniu būdu su savo darbuotojais, klientais, įvairiais paslaugų teikėjais, kai to reikalauja kontekstas, gali pasirodyti esminė būtinybė išlaikyti savo darbą. Organizuoti nuotolinį renginį, kad ir koks jis būtų, negalima improvizuoti, tam reikia minimalaus pasiruošimo ir organizavimo.

Kodėl verta organizuoti internetinį renginį?

Avarinė situacija, materialinis įsipareigojimas, konkretus kontekstas, skaitmeninės komunikacijos strategija, kuria siekiama pasiekti daugiau perspektyvų, supažindinti su savo įmone / jos paslaugomis, geografiškai išsibarstę dalyviai yra visi elementai, padedantys organizuoti virtualų renginį, o ne fizinis.

Tikslai

Priklausomai nuo organizuojamo renginio tipo - virtualus susitikimas, internetiniai seminarai, konferencinis pokalbis… - tikslai šiek tiek skirsis. Apskritai rengiant internetinį renginį visų pirma siekiama:

• taupo laiką ir lankstumą : greitesnis organizavimas, reikalaujantis sutelkti nedidelę komandą ir kurį prireikus galima palyginti lengvai atidėti.
• įgyti matomumą : bendrauti tiesiogiai, nebūnant fiziškai toje pačioje vietoje, leisti daugybei žmonių sekti konferenciją, mokymus ir pan.
• stiprinti santykius tarp įmonės / komandos ir jos klientų, kai nėra fizinės parduotuvės arba kai kontaktai yra išsidėstę visoje daugiau ar mažiau plačioje teritorijoje.
• įveikti nesugebėjimą organizuoti fizinio renginio : kai dalyviai yra per daug išsibarstę geografiškai arba kai išskirtinės aplinkybės visiškai draudžia tikrą susitikimą, pavyzdžiui.
• sumažinti savo anglies pėdsaką : mažiau logistikos, lankstinukų, spausdintų dokumentų, brošiūrų ir kt.

Privalumai

• Mažiau laiko ir pigiau organizuoti nei fizinis renginys
• Išplėsta tikslinė auditorija
• Patobulintas interaktyvumas
• Padidėjęs lankstumas
• Investicijų grąžos optimizavimas

Ribos

• Techninės galimybės kartais neaiškios
• Dalyviai turi turėti tinkamą įrangą
• Dalyvių dvejonės / piktnaudžiavimas šia tema, įvairios klaidos …

Skirtingi virtualių renginių tipai

Šioje srityje yra daugybė galimybių. Kuris vystosi dideliu greičiu ir kiekvieną dieną siūlo naujus įrankius, paslaugas, efektyvesnes už kitas.

Atsižvelgiant į planuojamo renginio internete tipą ir susijusius tikslus, vietoj to bus tikslinga naudoti tą ar tą formulę. Tarp dažniausiai naudojamų įvykių galime rasti:

• konferenciniai skambučiai : telefono skambučiai daugiau nei 2 žmonėms
• internetiniai seminarai : internetinės konferencijos, podcast'ai
• virtualios prekybos mugės : interaktyvios internetinės parodos
• dirbtuvės : seminarai konkrečia tema
• mokiniai : internetiniai kursai / mokymai
• pokalbiai : diskusijos konkrečiomis temomis
• nuotoliniai susitikimai : susitikimai su kai kuriais ar visais geografiškai išsibarsčiusiais dalyviais

Kaip organizuoti virtualų renginį?

Čia trumpai pristatomas įvykių pristatymas.

Pasiruošimas renginiui

Apskritai, nepriklausomai nuo virtualių renginių tipo, organizacija bus sudaryta taip:

1. Tikslų apibrėžimas : lūkesčiai, laukiama nauda ir kt.
2. Planavimas : data, laikas, trukmė
3. Artikulavimas / struktūrizavimas : būdai, renginio struktūra, nagrinėjama tema, bendrinami dokumentai ir kt.
4. Skatinimas : kvietimas arba tam skirta svetainė / puslapis, renginio aprašymas, tinkamas bendravimas,
5. Prisiminti : likus kelioms dienoms iki aptariamo įvykio, tada likus 1 valandai, priminimas apie prisijungimo nuorodas, identifikatorius ir prireikus reikalingus dokumentus …
6. Įsteigimas ir renginio eiga,
7. Dėkoju ir galimas pranešimo, atsakymų į užduotus klausimus, patvirtinamųjų dokumentų ir renginio santraukos (kartais visos vaizdo medžiagos) išsiuntimas.
8. Apžvalgos : kas pavyko, su kokiais sunkumais susidūrėme, kas patiko, ką galima patobulinti ir pan.

Įvairūs virtualūs renginiai

Susitikimas telefonu su keliais

Konferenciniai skambučiai nėra naujiena. Daugelis žmonių juos reguliariai naudoja versle.

1. Nustatykite aptariamą temą, diskusijos tikslus ir įvairius svarstytinus dalykus.
2. Pasirinkite tinkamą palaikymą.
3. Nustatykite datą ir skambinimo laiką.
4. Pasirinkite ramią vietą, kuri palanki konferenciniam pokalbiui.
5. Susisiekite su dalyviais, padėkokite jiems už dalyvavimą, nurodykite aptariamą temą, pasirinktą metodiką, jei taikoma, taip pat skambučio tikslus, prisiminkite gero konferencinio pokalbio elgesio taisykles.
6. Vykdykite diskusiją, stengdamiesi netrukdyti kitų kalboms (aplinkiniams triukšmams ir pan. Patartina nekalbant naudoti mygtuką „Nutildyti“, kad netrukdytumėte kitiems garsiakalbio triukšmui. pavyzdys).
7. Uždarykite skambutį padėkodami visiems dalyviams.
8. Siųskite tikslią diskusijų ataskaitą visiems dalyviams ir galbūt nukentėjusioms trečiosioms šalims.

Interneto seminarai

Internetiniai seminarai yra puikus svertas verslui. Jie leidžia masiškai bendrauti, viešinti žinias, naują produktą / paslaugą ir pan.

Visi dalyviai turi būti aprūpinti tinkama aparatine ir programine įranga, kad galėtų sekti konferenciją siūlomu formatu (gali prireikti mikrofono, garsiakalbių, laisvų rankų įrangos, internetinės kameros) ir turėti pakankamai didelės spartos.

1. Apibrėžkite tikslus ir pasirinkite temą bei pristatymą, kuris gali sudominti tikslinę auditoriją.
2. Suplanuokite datą, laiką, trukmę.
3. Siųskite kvietimą registruotis į internetinį seminarą.
4. Likus valandai iki internetinės konferencijos išsiųskite priminimą visiems užsiregistravusiems ir nurodykite prisijungimo būdus.
5. Vykdykite internetinį seminarą: sveiki atvykę, turinio pristatymas (animacija turi būti pakankamai dinamiška ir interaktyvi, kad niekas neprarastų).
6. Skatinkite dalyvius… dalyvauti (reaguoti, pareikšti savo nuomonę, užduoti klausimus …).
7. Atsakykite į klausimus per nustatytą laikotarpį. Pakvieskite dalyvius su kitais klausimais atsiųsti juos el.
8. Uždarykite ir padėkokite.
9. Siųskite internetinio seminaro santrauką ir (arba) nuorodą, kad galėtumėte pakartotinai stebėti konferenciją.

Podcast'ai

Podcast'as yra svarbus skaitmeninės komunikacijos strategijos elementas. Tai leidžia įmonei spręsti temą, susijusią su jos veikla, siekiant didesnio matomumo ir kurti savo įvaizdį su didele perspektyvų grupe.

Podcast'ą gali pateikti vienas asmuo, savo srities ekspertas ir vienas kalbantis šia tema, arba integruoti skirtingus ekspertus, susirinkusius prie šeimininko.

1. Apibrėžkite tinklalaidės tikslus ir temą
2. Gaukite informacijos šia tema, galbūt ieškokite ekspertų, kurie gali įsikišti
3. Nubraižykite tikslų planą ir (arba) scenarijų
4. Įrašykite podcast'ą: prireikus suburkite įvairius suinteresuotuosius asmenis, pasirūpinkite fizine išvaizda ir neverbaline kalba
5. Sukurkite podcast'ą (redaguokite, pristatymo tekstą, įkelkite ir pan.)
6. Paruoškite reklamą ir platinkite (el. Paštas, svetainė, intranetas, socialiniai tinklai ir kt.)

Nuotolinis susitikimas

Tai yra įprasta praktika daugelyje įmonių. Kai turime keletą (jei ne visus) bendradarbius, dirbančius nuotoliniu būdu, keliuose ar reguliariai kelyje, labai svarbu suburti visus.

Susitikimas gali būti atliekamas tik garso arba vaizdo įrašu. Tačiau fotoaparatas kai kam gali būti stabdis: drovumas, nenoras atskleisti savo asmeninės aplinkos ar tiesiog nepakankamas interneto ryšys.

Apskritai šie virtualūs susitikimai organizuojami taip:

1. Pasirengimas : planavimas, darbotvarkės ir turinio apibrėžimas, įvairių reikalingų dokumentų rengimas, kvietimų ir tvarkos siuntimas ir kt.
2. Susirinkimo surengimas : vaizdo įraše - su galimybe dalyviams, norintiems pakeisti savo atvaizdą avataru, arba tik garso įraše. Animacija turi būti vykdoma prieš srovę. Iššūkis yra išlaikyti visų dėmesį nuo pradžios iki pabaigos, leisti kiekvienam išreikšti save ir įsiklausyti į kitus, tinkamai paskirstyti kalbėjimo laiką …
3. Apžvalgos ir tolesni veiksmai : perduoti susirinkimo ataskaitą dalyviams, išvardyti teigiamus dalykus ir patobulinti nuotolinio susitikimo procesą.

Dirbtuvės

Internetinių dirbtuvių populiarumas auga jau kelerius metus. Jie sutelkia tam tikrą skaičių žmonių tam tikra tema. Ten keičiamasi nuomonėmis, idėjomis, pasiūlymais ir sprendimais. Kai komandos bendradarbiai atsiduria geografiškai išsisklaidę, vadybininkui gali būti tikslinga organizuoti internetinį seminarą. Kad šie nuotolinės sąveikos momentai būtų sėkmingi, jiems reikia aštrios organizacijos.

1. Apibrėžkite seminaro tikslą (išmokykite naujo įgūdžio, eksperimentuokite su nauju susitikimo palengvinimo būdu, pagilinkite konkrečią temą ar bet kokį įgūdį …), jo surengimo priežastis ir tikslą, kuriam jis bus skirtas.
2. Nustatykite seminaro turinį, pristatymo planą ir pasirinkite dalyvius (minimalus įgūdžių lygis, veiklos sektorius ir kt.).
3. Apibrėžkite seminaro eigą (sveikinimas, įžanga, aptariamos temos, sąveikos taisyklės, skirtingų etapų trukmė ir kt.).
4. Paruoškite visus išteklius (analizes, studijas, įvairius duomenis, kursus, apibrėžimus ir kt.).
5. Pasirinkite įrankius, kuriuos bendrins ir naudos visi dalyviai.
6. Praktiškai suburkite įvairius seminaro dalyvius.
7. Nustatykite kiekvieno vaidmenį, tikslus ir užduotis, terminus ir metodiką.
8. Dinamiškai pagyvinkite seminarą, kad išlaikytumėte ryšį nepaisant atstumo ir išlaikytumėte visų grupės narių dėmesį bei dalyvavimą.

Mooc

Tikslas yra paskelbti internete vieną ar kelis kursus ar mokymus, kuriuos dalyviai / prenumeratoriai gali sekti savo tempu. Tokio renginio organizavimas reikalauja tam tikro laiko, taip pat įvairių ir įvairių įgūdžių.

1. Sukurkite daugiadalykę projekto komandą, turinčią įvairių įgūdžių (dėstomų dalykų ekspertai, daugialypės terpės dizaineriai, grafikos dizaineriai, IT specialistai, rinkodara ir kt.).
2. Apibrėžkite savo tikslą
3. Nustatykite, koks yra Mooc tikslas: mokyti, informuoti
4. Architektas pagrindines turinio linijas
5. Apibrėžkite naudojamas technologijas ir įrankius
6. Kurkite turinį: turinį ir formą, išteklius, vaizdo įrašus, pratimus, namų darbus, įvairias pamokas
7. Kurkite komunikacijos priemones: spauda, ​​intranetas, socialiniai tinklai, tinklalapis, paštas, skaitmeninė rinkodara ir kt.
8. Išbandykite „Mooc“ su nedideliu personalu ir pašalinkite visas klaidas bei įvairius gedimus, patikrinkite, ar visi turimi ištekliai veikia tinkamai ir pan.
9. Reklamuokite „Mooc“
10. Paleiskite „Mooc“

Šis failas yra nurodytas: Nuotolinis susitikimas: nuo planavimo iki internetinės apžvalgos.