Vis daugiau įmonių patiria nuotolinį darbą tam tikriems darbuotojams - kartais visiems savo darbuotojams. Atsisakius tradicinės darbo aplinkos modelio, neišvengiamai keičiasi valdymo metodai, metodai ir įprasti procesai.
Norint valdyti virtualią komandą, reikia įvairių įrankių ir konkrečios vadybos praktikos.
Greita navigacija
- Kas yra virtuali komanda?
- 4 virtualios komandos dimensijos
- Tokių komandų valdymo raktai
- Praktiniai patarimai, kaip valdyti geografiškai išsibarsčiusius darbuotojus
Kas yra „virtuali“ komanda?
Visų pirma įdomu prisiminti, kas yra komanda, nesvarbu, ar ji virtuali, ar ne. Komanda yra grupė žmonių, dirbančių ta pačia kryptimi. Ji egzistuoja tik per savo misijas, projektus, bendrus tikslus. Kiekvienas save identifikuoja kaip to paties subjekto dalį. Visi veikia grupės interesais, vadovaujami vadovo.
Sakoma, kad komanda yra „virtuali“, kai jos nariai ne visi dirba fiziškai toje pačioje vietoje ir tuo pačiu metu. Todėl reikia dirbti kartu, bet atskirai. Kartu ta prasme, kad visa komanda eina ta pačia kryptimi, to paties tikslo link. Atskirai, nes ne visi darbuotojai turi tą patį biurą, tą pačią aplinką, tas pačias darbo valandas ir pan. ir iš tikrųjų nesusitinka labai retai.
Yra keletas vadinamųjų „virtualių“ komandų tipų. Jis gali veikti komandose, kurių nariai yra toje pačioje geografinėje zonoje, tačiau dirba reguliariai arba visą darbo dieną iš vietos, kuri nėra įmonė. Vieni dirba iš namų, kiti - bendradarbystės centrų gerbėjai, treti keliauja po planetą vykdydami savo misijas ir bendrauja iš savo dabartinės darbo vietos. Kartais komanda neturi pastovios ir nuolatinės susitikimo vietos.
Atsiradus naujoms technologijoms, ypač bendraujant, virtualių komandų darbuotojai mokosi dirbti kartu, būdami savarankiški, siekdami bendro tikslo. Laikas, erdvė ir organizacija yra iš naujo apibrėžti. Ryšiai tarp skirtingų tos pačios komandos darbuotojų sustiprėja dėl naujų bendravimo būdų.
Virtualios komandos kūrimas ir valdymas, be abejo, turi ir privalumų, bet ir tam tikrų apribojimų.
Privalumai
- Lankstumas komandos nariams - geresnė pusiausvyra tarp privataus ir profesinio gyvenimo, darbo laiko organizavimas, užduočių organizavimas ir kt.
- Sumažintos išlaidos organizacijai - infrastruktūra, nekilnojamasis turtas, įranga, apyvarta ir kt.
- Geresnis našumas - mažiau prastovų, geresnis bendravimas …
- Padidėjęs pasitenkinimas iš darbuotojų …
Ribos
- Narystė grupėje ir tapatybė sunku įgyvendinti,
- Grupės sanglauda kartais sunku sukurti, sudėtingas pasitikėjimas įdiegti,
- Sunkumas įdarbinti tinkamus profilius , suburti tinkamą komandą,
- Technologiniai skirtumai priklausomai nuo darbuotojų buvimo vietos, IT priežiūros sunkumų, papildomų išlaidų už paslaugas, sukurtas pagal geografines vietoves ir kt.
- Kultūros kliūtys, jei tokių yra,
- ir kt.
4 virtualios komandos dimensijos
Jessica Lipnack ir Jeffrey Stamps nustatė 4 dimensijas, apibūdinančias virtualią komandą:
- Komandos tikslas : misijos tikslui pasiekti ir rezultatams pasiekti. Tai reiškia, kad kiekvieno komandos nario kasdienės užduotys ir misijos yra įsipareigojusios siekti bendro tikslo. Pastaroji yra aiškiai apibrėžta, ja dalijamasi ir visi ją priima. Tai lemia konkrečius kiekvieno komandos nario vaidmenis, pareigas ir misijas. Taigi tikslai yra individualūs ir tarpusavyje susiję.
- Asmenys : vadovas / vadovas, darbuotojai, 2 matmenys - vidinis ir išorinis. Virtuali komanda nėra tik technologijų rinkinys, kiekviena labiau išplėtota nei kita. Tokios komandos nariai turi mokėti dirbti dviem lygiais: viduje (savarankiškai ir su kitais komandos nariais), bet ir išorėje (su partneriais už komandos ribų - tiekėjais, klientais, įvairiais tiekėjais ir kt.).
- Nuorodos : sąveika, tarpasmeniniai santykiai per komunikacijos priemones. Komandos nariai yra susieti naudojant įvairius įrankius (el. Laiškus, momentinius pranešimus, vaizdo konferencijas ir kt.), Kad galėtų bendrauti tarpusavyje. Šios priemonės leidžia ištrinti atstumą, palengvina darbą ir sprendimų priėmimą. Virtualios komandos nariai taip sukuria tvirtus tarpasmeninius santykius ir sukuria abipusio pasitikėjimo atmosferą. Pagrindiniai efektyvumo ir produktyvumo elementai.
- Dėl laikinumo : dienotvarkė / kalendorius, projektai, komandos gyvenimo ciklas. Virtualios komandos vadovas negalės surinkti visų jos narių tuo pačiu metu toje pačioje vietoje, kaip tai darytų su klasikine komanda. Jis turės susidoroti su visų darbotvarkėmis ir laiko apribojimais. Kiekvienas narys savo ruožtu turės dėti reikiamas pastangas, kad kuo geriau prisitaikytų. Idealu yra tai apibrėžti iškart, kai komanda yra sudaryta, kad ji galėtų klajoti prieš surasdama savo veiklos greitį.
Virtualios komandos valdymo raktai
Jūs nevaldote virtualios komandos taip, kaip valdote „klasikinę“ komandą. Reikia laikytis kelių taisyklių.
Efektyviai bendrauti
Bendravimas yra bet kokių santykių pagrindas. Vadovaudamas bendradarbių komandai, išsibarsčiusiai skirtingose vietose, būtina sukurti keletą bendravimo priemonių, turinčių konkrečius tikslus:
- dalintis informacija oficialūs visi kiti komandos nariai arba tik kai kurie,
- kalbėtis neoficialiai su kolegomis, kaip tai darytume aplink kavos aparatą ar už koridoriaus kampo - pavyzdžiui, per „Slack“,
- keistis susirinkime ,
- perduoti esminį elementą visai komandai,
- judėti į priekį įgyvendinant projektą ,
- pranešti apie skubų klausimą tiesiai tinkamam žmogui,
- ir kt.
Taigi labai svarbu nuo pat pradžių aiškiai apibrėžti kiekvienos prieinamos komunikacijos priemonės naudojimą. Taip išvengiama vėlesnių nesusipratimų ar laiko praradimo organizacijoje. Be to, tai prisideda prie tam tikro priklausymo grupei jausmo. Kiekvienas komandos narys žino, kokį įrankį naudoti, kada ir kokiu tikslu.
Taip pat svarbu, kad visi komandos nariai galėtų greitai ir intuityviai pasiekti visus nustatytus komunikacijos kanalus. Kiekvienam darbuotojui turi būti pasiūlytas tinkamas mokymas, nesvarbu, ar jis būtų atliekamas vietoje, ar per vaizdo skambutį, ar bet kokiomis kitomis priemonėmis, leidžiančiomis dalyviui visiškai ir nedelsiant prisiimti atitinkamos priemonės nuosavybę.
Įspėjimas : labai svarbu užtikrinti ryšio priemonių saugumą, ypač keičiantis konfidencialiais duomenimis.
Tvarkyti projektus
Visų pirma, suburiama komanda, kuri vykdo projektus.
Tam būtina investuoti į bendradarbiavimo priemones , skirtas visų pirma projektų valdymui, leidžiantis laikytis terminų, dalytis informacija, siųsti pranešimus ir įspėjimus, sekti visų pažangą, kas savaitę ar kas mėnesį pateikti tolesnių veiksmų apžvalgą, kurioje išvardijama viskas, ką reikia padaryti, kas ir kada turi atlikti.
Tokių įrankių naudojimas ne tik pagerina produktyvumą, bet ir skatina bendravimą bei mainus tarp skirtingų komandos narių. Pastarieji gali bet kuriuo metu sekti savo kolegų pažangą, rinkti jiems reikalingą informaciją, pranešti apie savo pažangą ir pan.
Projektų valdymo priemonių asortimentas yra platus. Kiekvienas pasirenka formulę, kuri geriausiai atitinka jo veiklos sritį, organizaciją ir komandos poreikius.
Mobilizuoti ir motyvuoti karius
Kad įtrauktų ir motyvuotų savo darbuotojus, išsibarsčiusius skirtingose geografinėse vietose, vadovas privalo užtikrinti maksimalų lankstumą, savarankiškumą ir veiksmų laisvę. Tokios komandos yra ypač veiksmingos išsilaisvinusiose organizacijose, kurioms būdingas veiklos būdas, suteikiantis didelę savivalda ir atskaitomybę savo darbuotojams.
Tai nereiškia, kad jis turi būti patenkintas, kad iš tolo seka projektus ir savo bendradarbius, reguliariai su jais nebendraudamas. Taigi jam būtina skatinti grupės dinamiką ir išlaikyti tam tikrą imitaciją, be kita ko:
- pasidalykite savo vizija, įprasminkite,
- prisiminti bendrus tikslus,
- sukurti stiprią įmonės / komandos kultūrą,
- pripažinti ir vertinti atliktą darbą,
- sustiprinti įvairius komunikacijos kanalus …
Praktiniai patarimai, kaip kasdien valdyti virtualią komandą
Siekdamas maksimaliai padidinti geografiškai išsibarsčiusių darbuotojų komandos produktyvumą ir sėkmę, vadovas turi naudoti tinkamas priemones ir tinkamus valdymo metodus, turėdamas tam tikrą skaičių konkrečių pajėgumų. Nuo bendradarbiavimo įrankių iki pagrindinių praktikų pateikiame keletą idėjų, kaip valdyti virtualią komandą.
Įdarbinkite tinkamus žmones
Suburkite tinkamą komandą . Tai sudarys bendradarbiai, galintys efektyviai dirbti nuotoliniu būdu. Pakankamai savarankiškas, motyvuotas, išradingas, gerai bendraujantis raštu ir žodžiu, mokantis efektyviai valdyti savo laiką. Ir ypač kam visiškai pasitikėti. Idėja nėra tokia, kad vadovas praleidžia laiką reikalaudamas atskaitomybės, kad įsitikintų, jog darbas yra atliktas.
Įdarbindamas šiuos darbuotojus vadovas visų pirma turi užtikrinti jų gebėjimą dirbti virtualioje komandoje: lengvai priimtomis ir įdiegtomis komunikacijos priemonėmis, išradingomis susidūrus su bet kokiais sunkumais ar problemomis, kurias reikia išspręsti, tačiau galintis paprašyti padėti, jei reikia.
Sukurkite pasitikėjimo santykius su kiekvienu darbuotoju
Pasitikėjimas yra bet kokių santykių pagrindas. Tai visiškai logiška, kai vadovas ir jo bendradarbiai matosi tik retkarčiais.
Vadovui būtina sukurti ir palaikyti specialų ryšį su kiekvienu virtualios komandos nariu:
- bendrauti individualiai ir reguliariai su visais,
- reguliariai susisiekite su kiekvienu darbuotoju, kad įvertintumėte esamus projektus ir užduotis, taip pat keistis neformaliai,
- pasiūlyti reguliarius vaizdo skambučius, kad humanizuotų santykius,
- duoti ir prašyti atsiliepimų,
- ir kt.
Sukurkite virtualios komandos chartiją
Sukurkite dokumentą, kuriame aiškiai apibrėžta komanda ir jos veiklos taisyklės:
- tikslu iš grupės,
- virtualios komandos apibrėžimas ,
- narių pristatymas : tapatybė, pareigos, pareigos, kontaktiniai duomenys, gyvenamoji vieta ir kt.
- veikimo taisykles : darbo organizavimas, bendravimo procesas, keitimasis informacija ir projektų valdymo procesas, oficialių ir neformalių susitikimų planavimas ir kt.
- tikslų apibrėžimas : pateiktos priemonės, numatomi rezultatai, naudojami rodikliai ir kt.
Šis dokumentas taip pat gali padėti bet kuriam komandos naujokui.
Apibrėžkite standartizuotus ir lanksčius darbo procesus
Įrankiai, darbo organizavimas, procesas, bendravimas, įranga, o kartais ir baldai bei darbo aplinka yra elementai, kurie gali būti taikomi darbuotojams. Viena vertus, palengvinti darbą ir mainus. Kita vertus, puoselėti priklausymo tai pačiai grupei jausmą.
Standartizavimas, paliekant pakankamai savarankiškumo ir laisvės darbuotojams, yra pasitikėjimo ir nuoseklumo garantija. Visiems galioja tos pačios taisyklės.
Toks vadovo nuoseklumas visų jo komandos narių atžvilgiu leidžia pasiekti didesnį efektyvumą ir išvengti nesusipratimų bei kitų demotyvuojančių veiksnių.
Nustatykite ryšio laiko tarpsnius
Įsitikinkite, kad tarp bendradarbių darbo valandų tam tikri laiko tarpsniai sutampa, ypač kai komandos nariai dirba iš skirtingų laiko juostų vietų. Vadovas gali pasinaudoti šiomis akimirkomis organizuodamas mainus tarp visų grupės narių ir (arba) bendraudamas su visa komanda.
Rekomenduojama dauguma darbuotojų vienu metu dirba nuo 3 iki 4 valandų per dieną bent jau. Net jei nereikia jokių ypatingų mainų, šis principas leidžia apibrėžti tam tikrą narystę toje pačioje grupėje. Darbuotojai jaučiasi mažiau izoliuoti ir prireikus gali bendrauti.
Be to, prireikus tai leidžia greičiau ir efektyviau išspręsti problemas.
Sukurkite komandos tapatybę
Organizuokite reguliarius komandos formavimo renginius, kuriuose fiziškai dalyvaus visi virtualios komandos nariai. Jei dėl kokių nors priežasčių tai neįmanoma, organizuokite iššūkius ar visiškai neoficialius vaizdo skambučius, kurių metu komandos nariai gali geriau susipažinti. Gali būti įdomu planuoti reguliarius mainus ne darbo metu.
- Sukurkite identišką darbo vietą visiems (aparatinė įranga, programinė įranga, programos ir kt.),
- Kiek įmanoma, įtraukite darbuotojus į įvairių protokolų apibrėžimą
Sukurkite virtualų kavos aparatą
Biure yra daug galimybių aptarti ir geriau pažinti savo kolegas, užmegzti tvirtus darbo santykius: sveikinimai, pertraukos, kavos aparatas, susitikimai, gimtadieniai ir kt. Kai komanda yra išsibarsčiusi geografiškai, būtina sukurti galimybes tai padaryti nepaisant atstumo.
Momentiniai pranešimai, prieinami bet kuriuo metu ir visiems komandos nariams, gali leisti keistis ir neprofesionaliais, ir profesionaliais asmenimis, išlaikant tą patį „lengvą“ toną, kurį naudotume, jei dalijamės tuo pačiu biuru. Darbuotojai galės, pavyzdžiui, švęsti gimtadienius ar bet kurią kitą svarbią su kolegomis susijusią datą, pasidalyti savo savaitgalio planais ar net pasidalyti savo patirtimi / atradimais / pomėgiais.
Skatinkite asmeninius kontaktus ir bendravimą tarp komandos narių.
Atpažinkite ir apdovanokite atliktą darbą
Norėdami išlaikyti motyvaciją ir įsipareigojimą, apdovanokite gerą darbą. Gali būti tikslinga nustatyti iššūkius, kuriuos laimėjus bus atlyginta: įgyvendinti tam tikrą skaičių projektų, pasiekti nustatytą apyvartą, patvirtinti naujus įgūdžius, įgyti naujos patirties ir pan. Šie apdovanojimai gali būti įvairių rūšių: premijos, naujos pareigos, kvietimai į tam tikrą renginį, dovanos ir kt.
Toks požiūris ne tik leidžia išlaikyti aukšto lygio motyvaciją, bet ir leidžia kiekvienam darbuotojui pasijusti tikros komandos dalimi.
- Nustatykite SMART tikslus,
- Skatinti kiekvieno grupės vaidmenį,
- Švęskite sėkmę,
- ir kt.
Šis failas nurodytas: Būti geru vadybininku: praktika ir įrankiai - Kaip valdyti komandą?
