Vadovų komunikacija - apibrėžimas
" Paprastai tariant, vadovų komunikacija atitinka įmonės vadovybės ir organizacijos sąveiką. Tiksliau tarp vadovo ir jo komandos.
Ši sistema yra atsakinga už informacijos ir nurodymų perdavimą iš aukštesnio hierarchinio lygio, palaikant vidinė komunikacija , distiliuokite pranešimus, susijusius su jo paties vadovybe, kad gautų savo komandos įsipareigojimą ir pan. Jis pagrįstas specifiniais įgūdžiais, leidžiančiais vadovui efektyviai perduoti pranešimą. ."
Šis pratimas gali būti sudėtingas. Iš dalies dėl šios priežasties daugeliui specialistų ši užduotis nepatogu. Šis nepasitikėjimas taip pat atsiranda dėl to, kad vadybinis bendravimas reikalauja minimalaus mokymo. Ne visada garantuojamas minimumas.
Kokie yra vadovų komunikacijos iššūkiai?
Bendravimas yra bet kokių santykių pagrindas. Žmogus negali bendrauti. Bendravimas su kitais yra jo pagrindinės funkcijos dalis.
Versle labai svarbu, kad vadovas įvaldytų šį pratimą. Ne tik būti suprastam aplinkinių, bet ir vykdyti savo misiją.
Ką bendrauti? Kada ? Kieno? Į šiuos klausimus bus atsakyta atliktų veiksmų nuoseklumu. Pavyzdžiui, jei darbuotojai turi veiksmų planus, susietus su bendrąja strategija, tarpinis vadovas, atsakingas už šių žmonių valdymą, turi juos informuoti apie bendrus strategijos rezultatus ir bet kokią periferinę informaciją, jei ji nėra konfidenciali.
Taigi geru vadybiniu bendravimu, be kita ko, bus siekiama:
- informuoti veiksmingai keistis savo darbuotojais, keistis, bendrauti su jais,
- išlaikyti nuorodą tarp skirtingų įmonės sluoksnių (aukščiausio lygio vadovai, vidurinio lygio vadovai, vietiniai vadovai, darbuotojai ir kt.)
- keistis informacija tarp skirtingų tarnybų , dalyvauti įmonės dvasioje ir stiprinti narystę toje pačioje organizacijoje, dirbti kolektyvinio žvalgybos, bendradarbiavimo ir naujovių labui,
- estafetė , Dalintis įmonės kultūra, vertybės, strategija,
- veda transformacijas į sėkmę įprasminant patikėtas misijas ir užduotis,
- aiškiai ir tiksliai apibrėžti užduotis siekiant didesnio efektyvumo, ypač nustatant SMART tikslus,
- sugrąžinti žmones į įmonės širdį ,
- sukurti pasitikėjimo atmosferą ir geras komandos sanglauda ,
- motyvuoti efektyviai, įkvėpti, įtraukti, padrąsinti, pasveikinti …
Kaip vadovas bendrauja?
Vadovų komunikacija šiandien veikia pagal tris kryptis:
- mažėjantis : nuo vadovo iki jo darbuotojų,
- kylantys : nuo vadovo iki jo hierarchijos,
- skersinis : nuo vadovo iki kitų organizacijos vadovų / padalinių.
Reikalingi įgūdžiai
Vadovas turi sugebėti sutelkti tam tikrą skaičių įgūdžių ir savybių, kad galėtų efektyviai bendrauti su savo komanda.
- Aktyvus klausymas - Norint būti išklausytam ir išgirstam, visų pirma būtina mokėti atidžiai ir nedirektyviai klausytis kito, kad šis galėtų išreikšti save visiškai laisvai, nebijodamas skuboto sprendimo ir spaudimo. Aktyviai klausytis reiškia žinoti, kaip iššifruoti neverbalinę kalbą ir pritaikyti savo bendravimą, išgirsti ne tik išsakytus žodžius. Esminis įgūdis, kai reikia vadovauti žmonėms.
- Gebėjimas bendrauti su kitais - Būkite ramūs su kitais ar viešai, išdrįskite kalbėti, žinokite, kaip pasakyti „ne“, žinokite įvairių tipų asmenybes ir žinokite, kaip juos atpažinti, kad pritaikytumėte savo bendravimą, surastumėte tinkamus žodžius ir tinkamą laiką išreikšti tai, ką mes turi perduoti… Tai visi elementai, kuriuos vadovas turi puikiai įvaldyti vykdydamas savo misiją.
- Emocinis intelektas ir empatija - Pripažinkite, valdykite ir protingai naudokite savo emocijas, kad bendravimas ir santykiai būtų sklandesni. Visiškai suvokdamas, ką kitas gali jausti, vadovas gali prisitaikyti prie bet kokios situacijos. Empatija savo ruožtu padeda sukurti tikrą pasitikėjimo ir autentiškumo atmosferą, kuri yra būtina žmogaus valdymui.
- Charizma ir tvirtumas - Drąsus užimti savo vietą ir tvirtinti savo pasirinkimą yra būtinas, kai užima vadovaujančią poziciją. Kad įkvėptų, motyvuotų, būtų išgirstas ir gerbiamas, vadovas turi parodyti charizmą ir lyderystę.
Kas palaiko?
Bendravimas gali būti rašytinis arba žodinis, skirtas vienam ar keliems gavėjams, būti daugiau ar mažiau oficialus, organizacinio pobūdžio (užduočių / tikslų apibrėžimas, vertinimai ir kt.) Arba tarpasmeninis (mainai, neatsižvelgiant į skirtingas pareigas / hierarchinius lygius): kolegų diskusijos ir kt.).
Vadovas užtikrins, kad jo parama būtų pritaikyta atsižvelgiant į pranešimo tikslus, aplinkybes, kuriomis ji perduodama, ir jo / jos pašnekovo asmenybes / funkcijas.
- Laiškus : perduoti informaciją / dokumentus, būtinus tinkamai atlikti užduotis (kvietimas į trumpą pranešimą, dalijimasis bet kurio posėdžio darbotvarke, skaičiais ir duomenimis ir kt.).
- Kurjeriai : rezervuota daugiausia labai teisiškai reglamentuotiems tikslams (reorganizavimas, perkėlimas, padidinimas, sutarčių nutraukimas, atleidimas, raginimas tvarkyti ir kitos sankcijos ir kt.).
- Telefonas : gauti informaciją greičiau nei el. paštu, perduoti svarbius ir skubius duomenis …
- ĮSA, intranetas, socialiniai tinklai : keistis dokumentais, informacija, mokymo medžiaga ir kt. Tačiau būkite atsargūs nustatydami jų naudojimą, kad išvengtumėte slydimo, priklausomybės, per didelio naudojimo …
- Kolektyviniai susitikimai : ryto instruktažai, sesijos, skirtos apmąstyti, judėti į priekį, įvertinti būsimus ar esamus projektus, seminarus ir kt.
- Individualūs susitikimai : metiniai interviu, individualūs atsiliepimai ir kt.
- Konstruktyvus grįžtamasis ryšys : motyvuoti ir padrąsinti, prireikus pataisyti kursą, bet ir gauti atsiliepimų iš darbuotojų.
- Komandos formavimo užsiėmimai : išryškinti tikrąsias kiekvieno asmenybes, sustiprinti priklausymo komandai jausmą, sustiprinti sanglaudą, skatinti bendradarbiavimą ir kolektyvinį intelektą.
- Neformalūs susitikimai : norėdami suvienyti grupę, geriau pažinkite savo darbuotojus ir kolegas …
Kokiu ritmu?
Sunku apibrėžti tam tikrą ritmą optimaliam vadovų bendravimui. Priklausomai nuo veiklos, organizacijos / įmonės dydžio, geografinės darbuotojų sklaidos, mainų tempas gali labai skirtis.
Tačiau svarbu reguliariai bendrauti. Vadovas gali apibrėžti reguliarius ir struktūruotus kolektyvinius ir individualius susitikimus - apie datas ir tikslus, apie kuriuos bus pranešta susijusiems darbuotojams, bet taip pat galės sudaryti pokalbį į dienos ar savaitės darbotvarkę, jei to prireiks. nepaprastosios padėties, nenumatytos.
Taigi skirtingų taškų ritmas gali būti išdėstytas taip:
- diena iš dienos - susitinka vadovas ir bendradarbiai.
Tikslas: pradėti dieną ir greitai pažvelgti į vykdomas užduotis, misijas ir projektus.
Pavyzdžiui, kiekvienas komandos narys yra kviečiamas pasakyti, ką jis padarė prieš dieną, tikslus, kuriuos jis pasiekė, projektus, kuriuos jis dirbs dienos metu, bet kokius sunkumus, su kuriais susiduria..
Šie gana neformalūs interviu (arba trumpai) paprastai vyksta visada tuo pačiu metu. Kiekvienas darbuotojas turi apie 1 minutę pasakyti, ką turi pasakyti. Tai taip pat gali būti vadybininko galimybė motyvuoti savo karius anekdotu, teigiama mintimi … Siekiant didesnio efektyvumo, visi komandos nariai turi dalyvauti ir dalyvauti - fiziškai arba virtualiai per skambučio / vizio konferenciją, el. savo darbą, jei negali kitaip.
- kas savaitę - susitinka vadovas ir bendradarbiai.
Tikslas: tiksliau nurodyti pažangą (iš anksto apibrėžti rodiklius, kurie bus naudojami), nustatyti ateinančios savaitės terminus ir tikslus.
Idėja yra įtraukti darbuotojus į tam tikrus strateginius sprendimus, siekiant įprasminti misijas. Idealiu atveju šie santykinai oficialūs savaitiniai susitikimai bus susodinti aplink stalą ir truks ne ilgiau kaip 1–2 valandas. Jie suburia visus komandos narius.
- kas mėnesį - susitinka vadovas ir darbuotojai.
Tikslas: oficialiau atnaujinti mėnesio pažangą ir apibrėžti kito mėnesio tikslus, atnaujinti rodiklius, prireikus pakeisti tvarkaraščius ir projekto terminus. Taip pat gali tekti įvertinti bet kokius vykstančius mokymus / mokymus.
Pageidautina, kad šie susitikimai vyktų ryte, siekiant padidinti jų efektyvumą, ir truks 1–2 valandas. Nebūtina sukviesti visų komandos narių. Vadovas tai padarys atsižvelgdamas į komandos darbo režimą ir įmonės praktiką.
- kasmetinis - Vadovas ir bendradarbiai susitinka individualiai arba susitinka visa komanda / įmonė.
Tikslas: kasmetiniai vadovo ir kiekvieno jo darbuotojo vertinimo interviu, įmonės seminaras, komandos formavimo sesija, konkretūs renginiai …
Seminarai, komandos formavimo užsiėmimai ir kiti kasmetiniai renginiai vyksta vietoje arba už jos ribų ir suburia visus komandos narius, visus darbuotojus ir kt. pagal kontekstą.
Metiniai vertinimai turi labai tikslią sistemą ir yra atliekami laikantis specialių taisyklių.
